RODO w związkach zawodowych

Okres przedwyborczy charakteryzuje się występowaniem wielu pikiet i manifestacji w celu wywarcia nacisku na władze. Szczególną formą nacisku jest przeprowadzenie – o czym jest ostatnio bardzo głośno- strajku i zaprzestanie wykonywania pracy. Akcja strajkowa, która ma olbrzymie znaczenie dla prawidłowego funkcjonowanie firm prywatnych, jest jeszcze bardziej istotna w przedsiębiorstwach oraz zakładach pracy, od których zależy sprawne funkcjonowanie państwa. Co zrobić jednak, aby akcja strajkowa była zgodna z RODO?

Udostępnienie danych osobowych związkom zawodowym

Jeden z klientów naszej kancelarii planuje przeprowadzenie akcji strajkowej. Strajk jako instytucja został opisany w ustawie o rozwiązywaniu sporów zbiorowych z 1994 roku. RODO obowiązuje od dnia 25 maja 2018 roku i we wspomnianej regulacji próżno szukać  jakichkolwiek postanowień dotyczących udostępniania danych osobowych pracowników związkowcom. Stąd też pytanie klienta – czy RODO pozwala na przeprowadzanie akcji strajkowej, a konkretnie czy zakładowa organizacja związkowa może wymagać od osób kierujących zakładem pracy udostępnienia danych osobowych pracowników potrzebnych do przeprowadzenia strajku. Wspólnie z naszym klientem stworzyliśmy do pracodawców odezwę w której przekonywaliśmy, że mamy podstawę do uzyskania wskazanych danych pracowników. Nie wszyscy byli jednak przekonani.

Referendum strajkowe a RODO

Zgodnie z ustawą o rozwiązywaniu sporów zbiorowych strajk zakładowy ogłasza zakładowa organizacja związkowa, jeśli zgody na strajk udzieli większość głosujących pracowników a w głosowaniu wzięło udział co najmniej 50% pracowników zakładu pracy. Pracownikami w tym przypadku nie są wyłącznie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę, ale także osoby świadczącą pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeśli samodzielnie ją wykonują.

Pracodawca, jak i zakładowa organizacja związkowa przetwarzają dane w swoich celach i swoimi wyznaczonymi metodami. Stąd też podmioty te są niezależnymi od siebie administratorami. RODO przewiduje możliwość udostępnienia danych osobowych innemu administratorowi, jeśli możliwe jest uargumentowanie tego działania w oparciu o jedną z podstaw przetwarzania danych osobowych. Podstawami, które w tym przypadku wchodzą w grę to realizacja obowiązku prawnego przez administratora, lub przesłanka prawnie uzasadnionego interesu.

Obowiązek prawny przetwarzania ma miejsce w sytuacjach, w których to ustawa nakłada obowiązek pobrania konkretnych danych osobowych przez konkretne podmioty. Z taką sytuacją mamy do czynienia np. w kodeksie postępowania cywilnego, gdzie mowa jest o ujawnieniu danych pracownika przez pracodawcę, w przypadku otrzymania przez niego od komornika pisma dotyczącego zajęcia wynagrodzenia tego pracownika. Tymczasem w ustawie o rozwiązywaniu sporów zbiorowych brak jest przepisów, które stanowiłyby o obowiązku przetwarzania danych przy przeprowadzaniu akcji strajkowej.

Druga z przesłanek umożliwiająca udostępnienie danych, czyli prawnie uzasadniony interes administratora lub strony trzeciej jest klauzulą generalną, co znaczy, że na tę przesłankę przetwarzania wolno powoływać się wyłącznie w sytuacji braku innych podstaw do przetwarzania. Ustawa o rozwiązywaniu sporów zbiorowych przewiduje wyłącznie przeprowadzenie referendum wśród pracowników danego zakładu, nie mówi jednak o technicznych aspektach tego działania.

Jakie dane osobowe pracowników dla związków zawodowych?

Danymi wystarczającymi do przeprowadzenia referendum są imię i nazwisko oraz adres kontaktowy (telefon, mail, potencjalnie adres pocztowy). Stąd też zapytaniem, które klient chciał skierować do pracodawców było pytanie o udostępnienie listy pracowników danego zakładu pracy oraz ich danych kontaktowych. W odpowiedzi często otrzymywał informacje, że RODO nie zezwala na takie udostępnienie.

Analizując zagadnienie, należało zastanowić się na czym miałby polegać uzasadniony interes prawny pracodawcy przy udostępnianiu danych innemu administratorowi. Można by go sprowadzić do uniknięcia przez pracodawcę odpowiedzialności za przeszkadzanie, lub prowadzenie w sposób niezgodny z prawem sporu zbiorowego. Działania takie są zagrożone odpowiedzialnością prawną. Interes prawny po stronie organizacji związkowej polega z kolei na prawidłowym przeprowadzeniu strajku oraz wypełnianiu obowiązków zakładowej organizacji związkowej. Stąd też wskazana podstawa prawna do przetwarzania danych osobowych pracowników na potrzeby strajku możliwa jest do wskazania zarówno po stronie pracodawcy, jak i organizacji związkowej. Udostępnianie danych przez pracodawcę organizacji związkowej jest więc dopuszczalne przez prawo. Pamiętać jednak należy o konieczności realizacji obowiązku informacyjnego przez zakładową organizację związkową, której dane są udostępniane jak i o realizacji zasady minimalizacji danych, tj. pobieraniu danych w stopniu niezbędnie koniecznym do osiągnięcia celu przetwarzania.

UODO: można udostępnić związkowcom dane osobowe pracowników

Zapytanie w tym zakresie zostało skierowane do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych potwierdził stanowisko prezentowane przez naszą Kancelarię.

Prezes UODO stwierdził, że aby przeprowadzić referendum strajkowe koniecznym jest posiadanie informacji kto i w jakim zakładzie pracuje oraz jak można się z taką osobą skontaktować. Stąd można wywieść obowiązek pracodawcy do przekazania organizacji związkowej imion i nazwisk zatrudnionych, a także danych kontaktowych do tych osób.

Potwierdzenie znalazło się w aktualnościach na stronie urzędu a opublikowano je 13 marca 2019 roku. Poniżej znajduje się link do stanowiska Prezesa, potwierdzającego naszą argumentację.

https://uodo.gov.pl/pl/138/756