Informowanie – jeden z podstawowych obowiązków ADO

Informowanie o tożsamości administratora danych osobowych i dokonywanym przetwarzaniu danych to jeden z podstawowych obowiązków administratora danych osobowych.

Musimy poinformować każdą osobę, które dane przetwarzamy o tożsamości administratora, celu w jakim dokonywane jest przetwarzanie i zakresie przetwarzanych w tym celu danych, źródle danych, podstawach prawnych przetwarzania, prawach osób, czasie przetwarzania. Dochodzi do tego jeszcze prawo telekomunikacyjne z obowiązkiem uzyskania przed wysłaniem komunikatu (czyli wysłaniem maila, SMS, czy nawiązaniem połączenia głosowego) zgody na wykorzystanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i ewentualnie urządzeń do zautomatyzowanego nawiązywania połączenia.

Wszystkie te informacje powinny znaleźć się w mailu. Jednakże taka pełna informacja najczęściej będzie większa od samej treści maila, co zwłaszcza na smartfonach utrudni przeglądanie poczty, dla wielu osób będzie w związku z tym irytująca.

Jakie jest więc rozwiązanie?

RODO nie wymaga, aby do wiadomości była dołączona pełna klauzula informacyjna, w ogóle może jej nie być, jeśli odbiorca został już wcześniej o administratorze i prowadzonym przez niego przetwarzaniu poinformowany, jednakże skonfigurowanie aplikacji pocztowej, aby do konkretnej osoby wysyłała klauzulę informacyjną tylko jednokrotnie, przy pierwszej komunikacji oraz po każdej modyfikacji treści klauzuli, będzie wymagało zaangażowania informatyka, a w wielu prostszych aplikacjach pocztowych będzie niewykonalne.

Rozwiązanie jest proste i nie wymaga nakładów. Do procedur prowadzenia korespondencji warto dodać obowiązek dołączenia klauzuli informacyjnej do pierwszego maila, aby odbiorca został otrzymał informację przy pierwszej wiadomości. Nie jest to jednak warunek konieczny wypełnienia obowiązku wynikającego z RODO. Wystarczające będzie dodanie w stopce maila krótkiej informacji o tożsamości administratora (nazwa, adres, Regon), celu przetwarzania (komunikacja mailowa, przesyłanie informacji handlowych itp.) podstawowych prawach podmiotu danych oraz linku do podstrony www na której znajduje się pełna treść klauzuli informacyjnej lub polityki prywatności.

W wersji minimalistycznej, gdy konieczne jest maksymalne ograniczenie objętości przekazu, będzie to nazwa administratora i link do pełnej informacji.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *